Pengendalian Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil

Pengertian Kas. Kas adalah aktiva lancar yang paling likuid dalam sebuah perusahaan baik tunai maupun non tunai yang beraada di bank yang dapat digunakan setiap saat untuk kegiatan operasional perusahaan.

Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Kas adalah aset yang paling likuid, perusahaan biasanya mengklasifikasikan kas sebagai aktiva lancar.

Kas merupakan alat pembayaran atau pertukaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran dalam akuntansi.

Kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk membayar utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya.

Agar dapat dilaporkan sebagai kas, maka kas bersangkutan harus siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran kewajiban lancar dan harus bebas dari ikatan kontraktual yang membatasi penggunaannya.

Contoh Kas adalah uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro atau bilyet, rekening tabungan, traveller’s checks, cek kasir (cashier’s cheks), wesel bank (bank draft), money order, kas kecil, uang kembalian, kas yang ada di cabang cabang tetap.

Setara Kas Cash Equivalent

Setara kas atau cash equivalent adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan.

Contoh Setara Kas adalah commercial paper jangka pendek, money market, serta surat surat berharga lainnya.

Syarat Syarat Aset Setara Kas

Adapun syarat aset yang masuk kriteria setara kas adalah

a). Setiap saat dapat ditukar dengan kas

b). Tangga jatuh tempo sangat singkat tiga bulan atau kurang

c). Perubahan nilai ketiak ditukar kas sangat kecil atau tidak berarti

Jenis Aset Yang Tidak Termasuk Kas

Yang tidak termasuk kas meliputi:

1). Cek mundur (post dated checks), Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tadi dapat diuangkan.

2). Bon utang Bon,  utang diperlakukan sebagai piutang.

3). Uang muka perjalanan, Uang muka perjalanan diperlakukan sebagai piutang jika uang muka tersebut akan ditagih dari karyawan atau dikurangkan dari gajinya.

4). Perangko pos, Perangko pos diperlakukan sebagai persediaan perlengkapan (supplies) kantor atau toko atau sebagai beban dibayar dimuka.

5). Dana kas untuk tujuan khusus misalnya dana yang disisihkan untuk pembayaran utang obligasi.

Fungsi Atau Motif Kas Perusahaan

Beberapa motif (dorongan) yang menyebabkan perusahaan perlu memiliki sejumlah kas. Dorongan-dorongan inilah yang menentukan jumlah kas yang harus dimiliki perusahaan. Motif-motif tersebut sebagai berikut

a). Kas Untuk Motif Transaksi, artinya uang kas digunakan untuk melakukan pembelian dan pembayaran, Contoh motif transaksi kas adalah untuk transaksi pembelian barang atau jasa, pembayaran gaji, upah utang, dan pembayaran lainnya.

b). Kas Untuk Motif Berjaga-Jaga, artinya uang kas digunakan untuk antisipasi kalau sewaktu- waktu dibutuhkan uang kas untuk keperluan yang tidak kontinu dan tidak terduga. Contoh motif berjaga jaga kas adalah pada saat perusahaan mengalami kerugian tertentu dan harus menutupi kerugian tersebut sesegera mungkin.

c). Kas Untuk Motif Spekulatif, artinya uang kas digunakan untuk mengambil keuntungan dari kesempatan yang mungkin timbul di waktu yang akan datang, seperti turunnya harga bahan baku secara tiba-tiba akan menguntungkan perusahaan dan diperkirakan kemungkinan akan meningkat dalam waktu yang tidak terlalu lama.

d). Motif compensating balance sebenarnya lebih merupakan keterpaksaan perusahaan akibat meminjam sejumlah uang di bank. Apabila perusahaan meminjam uang di bank, biasanya bank menghendaki perusahaan tersebut agar meninggalkan sejumlah uang di dalamrekeningnya. Misalnya, suatu perusahaan meminjam dana dari bank sebesar Rp500 juta dan bank mengharuskan perusahaan memiliki simpanan di bank tersebut dengan saldo Rp50 juta. Jumlah inilah yang disebut sebagai compensating balance.

Faktor Yang Mempengaruhi Kas

Beberapa faktor yang nemengaruhi jumlah uang kas perusahaan diantaranya adalah:

a). Penerimaan dari hasil penjualan barang dan jasa. Artinya; perusahaan  melakukan penjualan barang, balk secara tunai maupun secara kredit, Bila dilakukan secara tunai, maka otoniatis langsung berpengaruh terhadap kas. Akan tetapi jika dilakukan secara angsuran, maka perubahan ini akan terjadi untuk beberapa saat ke depan. Perubahan tentunya akan menyebabkan uang kas bertambah.

b). Pembelian barang dan jasa, artinya perusahaan membeli sejumlah barang, balk bahan bake, bahan tambahan, atau barang keperluan lainnya, yang tentunya akan berakibat mengurangi jumlah uang kas.

c). Pembayaran biaya- biaya operasional. Dalam hal ini perusahaan mengeluarkan sejumlah biaya yang sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk rnembiayai aktivitas perusahaan, seperti mernbayar gaji, upah, telepon, listrik, pajak, biaya pemeliharaan yang tentunya akan mengakibatkan uang kas akan berkurang.

d). Pengeluaran untuk membayar angsuran pinjaman. Artinya,  jika dalam memperoleh sumber dana perusahaan melakukan pinjaman  ke bank atau ke lembaga lain, maka perusahaan tentu akan akan  membayar angsuran (cicilan) pinjaman tersebut, selama beberapa  waktu, hal ini tentunya akan mengakibatkan berkurangnya uang  kas.

e). Pengeluaran untuk investasi. Hal ini dilakukan bila perusahaan hendak melakukan penambahan kapasitas produksi seperti pembelian mesin-mesin baru, atau pembangunan gedung atau pabrik baru..Hal lain dapat juga terjadi bila perusahaan hendak melakukan ekspansi ke bidang usaha lainnya.

f). Penerimaan dari pendapatan, artinya perusahaan memperoleh tambahan kas dart pendapatan, baik yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan maupun pendapatan yang tidak langsung. Jelas bahwa pendapatan ini akan nnemengaruhi jumlah uang kas.

g). Penerimaan dari pinjaman. Dalam hal ini perusahaan memperoleh sejumlah uang dari lembaga peminjam, seperti bank atau lembaga keuangan lainnya. Pinjaman ini akan menambah jumlah uang kas cialam periocle tersebut.

Sumber Sumber Penerimaan Kas

Beberapa sumber penerimaan kas yang dapat dipenuhi di luar dari pinjaman yang disediakan kreditor yaitu;

a). Penjualan barang secara tunai. Artinya perusahaan menjual produknya, baik berupa barang maupun jasa dengan pembayaran secara tunai, sehingga menghasilkan uang kas.

b). Pembayaran piutang oleh pelanggan. Dalam hal ini perusahaan harus berupaya untuk mengintensifkan pembayaran piu tang dari pelanggan. terutama piutang yang sudah jatuh tempo, jangan sampai petanggan rnenunggak, sehingga menghambat penerimaan kas.

c). Hasil penjualan aktiva tetap. Kondisi seperti ini jarang terjadi kecuali perusahaan sedang benar-benar mengalami kesulitan. Kalaupun terjadi biasanya aktiva tetap yang dijual diprioritaskan aktiva tetap yang kurang atau sudah tidak produktif lagi.

d). Penjualan saham dalam bentuk kas. Artinya perusahaan mengeluarkan saham yang belum dijual kemudian dilepas ke pemegang saham dengan syarat pembayarannya dilakukan secara tunai.

e). Pengeluaran surat utang jangka pendek, Dalam hal ini perusahaan yang menerbitkan surat utang jangka pendek seperti wesel yang jangka waktunya tidak lebih dari 1 tahun.

f). Pengeluaran surat utang jangka panjang. Artinya perusahaan menerbitkan surat utang yang memiliki jangka waktu icbi.h clari 1 tahun seperti obligasi,

g). Penerimaan dari sewa, sumber ini diperoleh perusahaan dart hasil sewa terhadap aktiva yang dimiliki kepada pihak lain dalani waktu tertentu.

h). Penerimaan dari sumbangan. Dalarn praktiknya untuk perusahaan komersial penerimaan sumbangan jarang tetlacli,, namun untuk usaha sosial hal seperti ini seeing terjadi.

i). Pengembalian kelebihan pajak. Artinya, adanya kelebihan pembayaran pajak pada masa lalu akibat salah perhitungan dan kemudian dikembalikan ke perusahaan.

Jenis Penggunaan Kas

Berikut ini hal-hal yang menyebabkan berkurangnya uang kas perusahaan, yaitu:

a). Pembelian barang secara tunai, artinya perusahaan membeli sejumlah barang baik barang dagangan untuk perusahaan dagang maupun bahan baku (bahan memah) untuk industri di mana pernbayarannya dilakukan secara tunai (cash).

b). Pembayaran biaya seperti gaji dan upah, merupakan pengeluaran untuk kegiatan rutin operasional perusahaan terhadap karyawannya, balk secara bulanan maupun secara mingguan.

c). Pembayaran sewa, hal ini dilakukan apabila perusahaan melakukan penyewaan baik terhadap tanah, gedung, kendaraan, mesin-mesin, atau peralatan lainnya.

d). Pcmbayaran asuransi, artinya perusahaan mengeluarkan sejumlah dana untuk perlindungan usphanya dalam bentuk premi asuransi.

e). Pembayaran pajak, yaitu banyak yang harus dibayar dan merupakan kewajiban perusahaan baik pajak balan matt pun pajak-pajak lainnya yang berkaitan dengan usaha perusahaan.

f). Pembayaran iklan atau promos; la innya, yaitu biaya ini dikeluarkan oleh perusahaan dalam rangka mempromosikan produk perusahaan agar masyarakat tertarik untuk membelinya.

g). Pembayaran persekot, artinya perusahaan membayar sejumlah uang sebagai uang muka baik terhadap pcmbelian barang atau pengerjaan suatu kegiatan perusahaan.

h). Pembayaran angsuran pinjaman berupa pokok dan bunga, hal ini dilakukan apabila perusahaan memiliki pinjaman terhadap pihak lain misalnya bank. Biasanya pembayaran angsuran pinjaman dilakukan setiap bulan.

i). Pembelian surat berharga jangka pendek (wesel): dalam hal ini perusahaan membeli surat bcrharga yang usianya tidak lebih dari 1 tahun seperti wesel atau sertifikat deposito.

j). Pembelian surat berharga jangka panjang, dalam hal ini surat befnarga yang dibeli usianya lebih dari 1 tahun, baik berbentuk obligasi maupun saham.

k). Penarikan kembali saham yang beredar, artinya perusahaan membeli saham mereka yang sudah dijual untiik maksud -maksuci tertentu.

l). Pengambilan kas oleh pernilik, dalam hal ini pemilik perusahaan mengambil sejumlah uang untuk keperluan tertentu.

Pengendaian Kas

Prinsip pengendalian internal terhadap kas menetapkan bahwa harus ada pemisahan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pengelolaan kas yaitu pemisahan antara fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan.

Jenis Pengendalian Kas

Ada beberapa macam pengendalian terhadap kas :

a).  Terdapat pemisahan tugas antara yang melakukan otorisasi  dengan pemegang kas, pencatat

b). Penggunaan tempat penyimpanan kas yang aman seperti brankas dan sejenisnya

c). Pengeluaran kas dengan cek sehingga terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain

d). Penerimaan kas dilakukan dengan cek sehingga terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain

e). Rekonsiliasi bank antara pencatatan perusahaan dengan rekening koran bank

f). Pencatatan kas keluar dan masuk menggunakan no urut

g). Menggunakan system voucer

Tujuan Pengendalian Kas :

a).  Mengamankan, mencegah pemorosan dan penyalahgunaan  kas

b). Menjamin ketelitian dan dapat dipercaya/tidaknya dana akuntansi tentang kas

c). Mendorong dicapainya efisiensi

d).  Dipatuhinya kebijakan manajemen tentang kas

Prinsip- Prinsip Pengendalian Kas

1). Pembentukan pertanggungjawaban

2). Adanya pemisahan tugas secara tegas

3). Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan

4). Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik

5). Verifikasi internal yang independen harus ada

Unsur unsur pengendalian kas :

a). Lingkungan   pengendalian:   menetapkan   corak   suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalain orang- orangnya.

b). Penaksiran risiko: identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.

c). Aktivitas  pengendalian:  kebijakan  dan  prosedur  yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

d). Informasi dan komunikasi: pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

e). Pemantauan:  proses  yang  menentukan  kualitas  kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.

Dana Kas Kecil

Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Pengelola kas kecil adalah kasir yang bertanggung jawab terhadap pembayaran- pembayaran melalui kas kecil.

Sistem Metoda Pencatatan Dana Kas Kecil

Terdapat dua jenis sistem pencatatan Dana Kas Kecil yaitu sistem Imprest dan  metode fluctuating system.

1). Kas Kecil Metoda Imprest System

Didalam metode sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Setiap  pengeluaran  kas terjadi, pemegang kas kecil tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke dalam bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran pengeluaran kecil.

Setiap kali melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box).

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.

2).  Kas Kecil Metoda Fluctuating system

Metode  pembukuan  kas  kecil  di  mana  rekening  kas kecil jumlah akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).  Artinya saldo awal setelah pembentukan akan berbeda diabndingkan dengan saldo setelah pengisian kembali. Hal inilah yang membedakannya dengan sitem imprest.

Sistem   ini   menghendaki   bahwa  jumlah nominal  kas  kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Penggunaan metode fluktuasi dan prosedur pencatatannya dijelaskan sebagai berikut:

a). Pada saat pembentukan dana kas kecil akan dilakukan pencatatan dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas

b). Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun kas kecil

c). Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar ataupun lebih kecil seperti pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Daftar Pustaka:

  1. Yusup, Al., Haryono, 2005, ”Dasar Dasar Akuntansi”, Jilid 1, Edisi Keempat, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
  2. Kasmir, 2011, “Analisis Laporan Keuangan”, Edisi Pertama, Rajawli Pers, Jakarta.
  3. Kuswadi, “Analisis Keekonomian Projek”, Edisi Pertama, CV Andi Offset, Penerbit Andi, Yogyakarta.
  4. Sartono, Agus, R., “ 2001, “Manajemen Keuangan Teori dan Aplikasi”, Edisi Keempat, BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.
  5. Joesoef, Jose Rizal, 2008, “Pasar Uang dan Pasar Valuta Asing”, Salemba Empat, Jakarta.
  6. Darmawi, Herman, 2006, “Pasar Finansial dan Lembaga Lembaga Finansial”, Cetakan Pertama, PT Bumi Arta, Jakarta.
  7. Mishkin, S., Frederic, 2008’ “Ekonomi Uang, Perbankan, dan Pasar Uang”, Edisi Kedelapan, Salemba Empat, Jakarta.

Sistem Pengendalian Pencatatan Dana Kas Kecil, Pengertian Contoh Fungsi Kas, Fungsi Tujuan Pengendalian Kas, Kas Kecil Metoda Fluctuating system, Kas Kecil Metoda Imprest System, Pengendalian Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil, Pengertian Contoh Fungsi Kas, Kas terdiri atas saldo kas, cash on hand, Kas rekening giro, kas demand deposits, Pengertian Contoh cash on hand, Contoh Kas rekening giro, demand deposits, Contoh Kas,

Perngertian Kas Setara kas, Pengertian Setara Kas, Setara Kas Cash Equivalent, Setara kas, cash equivalent, Contoh Setara Kas, Syarat Syarat Aset Setara Kas, Jenis Aset Yang Tidak Termasuk Kas, Fungsi Kas, Kas Untuk Motif Transaksi, Contoh motif transaksi kas, Kas Untuk Motif Berjaga-Jaga, Contoh motif berjaga jaga kas, Kas Untuk Motif Spekulatif, Faktor Yang Mempengaruhi Kas,

Sumber Sumber Penerimaan Kas, Jenis Penggunaan Kas, Pengendaian Kas, Prinsip pengendalian internal, Jenis Pengendalian Kas, Tujuan Pengendalian Kas, Prinsip- Prinsip Pengendalian Kas, Unsur unsur pengendalian kas, Dana Kas Kecil, Contoh Dana Kas Kecil, Sistem Metoda Pencatatan Dana Kas Kecil, Kas Kecil Metoda Imprest System, Imprest System, Kas Kecil Metoda Fluctuating system, Fluctuating system, Metode pembukuan kas kecil, Penggunaan prosedur pencatatan metode fluktuasi,